一、关键词的涵义和作用
根据《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》的定义：关键词是为了文献标引工作从报告、论文中选取出来用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语。
这个概括至少说明这样三层意思：
一是关键词用于文献标引。
二是关键词要反映文献主题。关键词是从文献的题名、摘要和正文中选取的对表达文献主题内容具有实质意义的词语。
三是选作关键词的词语，应是单词或术语。所选用的词应是能揭示文献主题内容的实词，包括名词、名词性词组等。
关键词的作用主要有两个方面，即归类和检索。选取和标引关键词，目的是帮助读者理解和掌握文献的中心和主题，有利于读者查阅、检索和利用文献。关键词的选取不能限于文献题名（即篇名），还需要从文献的摘要和正文中选取。如果论文的题名比较长，表达论文的主题相对比较充分、全面，那么，关键词主要应在题名中选取；但是，有些论文的题名比较短，表达论文的主题相对比较狭窄或不具体，不全面，甚至完善不能表达主题，这就要从文章摘要和正文中去选取关键词。
按照 GB 7713-87 要求，一篇论文应选取 3-8 个关键词。就大多数文章来说，选取的关键词一般在 3-5 个。
二、关键词选取的范围和数量
实际上关键词的用词是非常讲究的，需要遵循一定的规则。关键词的用词一方面要能反映和揭示文献主题，并具有检索意义；另一方面，所选用的词应是单词（只包含一个词素的词）和术语（某一学科的专业用语），即一个关键词应表达事物的一个概念。
关键词的选取方法主要有：
一是直选法，即直接从文献的题名、摘要和正文中选取作者的用语作为关键词。
二是提炼法。有的文章的某些主题这时， 在题名就要通过对文献题 、摘要，甚至在名、摘要和全文作主题分析并经提炼后才能赋予某个关键词。
关键词的排列要反映出各词之间的逻辑关系和层次性要求，所以在排列时要遵循一定规则。这些规则包括：反映同一范畴又具有属种关系的关键词在排列时，要“属”在前，“种”在后。一般的研究性论文可以按研究目的、研究类别、研究方法、研究结果的顺序来排列关键词。总之，关键词的排列要体现一定的层次性和逻辑顺序，一方面有利于计算机存储；另一方面，也有利于读者的检索和利用。
